職場菜鳥的生存指南：工作中的文字訊息溝通技巧

工作中使用文字絕對是溝通非常重要的一環，而文字的溝通沒有情緒，很多時候在表達上常常會造成誤解，也有許多人對於文字的使用過於隨意，導致不禮貌，這裡分享三個我在職場幾年下來使用文字溝通的經驗，也與大家分享如何解決。

1.「你有空嗎?」絕對可以列入最討厭的文字訊息前三名

不要只用「你有空嗎?」來詢問，可以在後面接上需要對方幫忙的詳細內容，對方就方便依照他目前狀況給予回覆，如果是他回個訊息就能解決的，可能他馬上就能回覆，你也不用等太長時間，如果他沒辦法馬上解決，可能也可以告訴你他什麼時候能跟你回覆或解決。

只詢問「你有空嗎?」會讓人不知道到底確切是什麼事，下意識會覺得這需要花不少時間，如果正在忙可能就會晚回，如果你其實是很簡單的事情要詢問就會因此耽擱到，所以把事情好好地說清楚，對方自有判斷。

舉例來說，如果你有一個企劃想要跟對方討論，哪請明確的跟對方說明「要討論什麼」、「大概花多久時間」、「需要何時前討論」，至少要有以上三個重點，讓對方能夠清楚判斷如何回覆，跟需不需要即時回覆，透過這種方式絕對可以讓你在工作上減少很多不必要的時間浪費。

2.不要讓情緒影響文字

文字訊息不太能清楚表達情緒，有時會讓人覺得過於嚴肅，其實在看文字時不建議帶入太多情緒，這樣會影響我們的判斷力，有時我們容易代入自己的想法覺得對方這句話是某種意思，舉例來說我認為他這樣的發言有挑釁意思，所以就回覆了一句不太禮貌的語句，但是實際情況不一定如此，有可能因為你的回覆讓整個溝通過程變得更糟糕。

反之，我們也沒辦法控制別人對於文字的理解都能冷靜判斷，所以在撰寫時需要仔細斟酌，避免過於情緒化的字眼，有時雖然太禮貌會讓人覺得客套，但是人們不太會對於禮貌的人生氣，當然除了禮貌外，最好的方式就是用專業的分析去做回覆，就事論事，不要針對人，這裡的針對人不只是直接攻擊的意思，包含像是「如果今天按照你們的方式調整，有可能成效會變得不好喔~」(有種威脅感)、「通常這樣改，我們這邊覺得不是那麼有設計感」(有點暗諷對方沒設計感)，這類的回覆都是不專業且會造成溝通失敗的方式。

以上面為例，可以調整的方式可能可以改成「過去我們操作的案例數據顯示這樣的型式成效較好(自身經驗為證)，不過您提的方式也可以試試看(先不否定對方)，當作A/B test，這樣未來設計其他素材時我們可以依照這些數據再去做調整。(如果成效差，未來就有說服對方的理由)。」

當然回應的方式沒有一定標準，這是以我自己的角度來去分析每個回覆背後希望帶來的結果。

3.複雜的事情就利用條列式說明吧

很多時候溝通中常常會需要交代複雜的事情，有些人會一次打一長串，像是

「小華，我們月底要辦一場活動，需要你幫忙準備一下，像是食物、場地、主持人都要盡快找好，活動內容我們會邀請XXX來分享，記得要去社群宣傳，最好下個廣告，活動記得要上FB和活動通這類平台，還有宣傳海報的設計要有質感一點，這次這個很大咖，就交給你啦!」

上面這段範例看完相信一定有很多地方讓人覺得疑惑和混亂，首先我們一句句來看，月底是幾號?要我準備這些東西經費有多少?下廣告廣告費又有多少?海報設計要有質感?有講者照片或其他可用的素材嗎?需要那些尺寸的設計?有需要印刷的嗎?(當然這是舉例，所以稍微誇張一點，但實際上也常常遇到交代不清的狀況)

太多地方沒有交代清楚，當然如果這段內容後附上一個活動詳細的企劃說明就會清楚很多，不過這樣的任務交派也有一個問題，就是權責不清，小華到底是什麼角色?總召?還是窗口?他是需要把這些工作分配下去就好，還是需要去管控進度?

除了把事情條列清楚外，每個負責人的權責也要清楚，越模糊其實越會影響工作的效率，每個人都可能覺得某件事是其他人要做的或是不知道這件事要向誰回報，導致很高的溝通成本和時間成本浪費。

所以針對事務的分配需要確認

1.這次計畫有哪些事項要執行和整體流程

2.每個事項的負責人是誰，計畫總負責人又是誰

確認好事項與流程和負責人後才能更好的去溝通後續細節事項跟工作分配

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